RACI vs. DACI vs. RAPID - Entscheidungsmodelle einfach erklärt (+ Beispiele)

Klare Rollen, schnellere Entscheidungen: RACI, DACI und RAPID mit Praxisbeispielen, typischen Fehlern, Entscheidungshilfe und FAQ.

Entscheidungsmodelle im Vergleich: RACI, DACI, RAPID & Co.

Ob ein Team schnell vorankommt, hängt oft weniger von der Idee ab als von der Qualität des Entscheidungsprozesses. Wer entscheidet am Ende? Wer trägt die Verantwortung? Wer liefert fachlichen Beitrag? Wer setzt um und wer muss rechtzeitig informiert sein? Bleiben diese Fragen offen, entstehen Reibungsverluste: Meetings drehen sich im Kreis, Aufgaben versanden, und niemand kann später erklären, warum etwas beschlossen wurde.

Entscheidungsmodelle schaffen Ordnung. Sie beschreiben Rollen und Schritte, damit Beschlüsse klar, nachvollziehbar und zügig fallen. In der Praxis haben sich vor allem RACI, DACI und RAPID bewährt. Dieser Leitfaden erklärt die Modelle, zeigt Stärken und Grenzen und belegt sie mit alltagsnahen Beispielen.

Was sind Entscheidungsmodelle?

Ein Entscheidungsmodell ist ein Rahmenwerk für Rollen und Abläufe in einem Entscheidungsprozess. Es beantwortet fünf Fragen:

Wer trifft die Entscheidung? (finale Entscheidungsmacht)
Wer trägt die Verantwortung für das Ergebnis? (Rechenschaft)
Wer liefert fachlichen Beitrag? Gemeint ist substanzielle Zuarbeit: Daten, Analysen, Risiken, Alternativen, also Input, der die Entscheidung tatsächlich beeinflusst.
Wer setzt die Entscheidung um? (operative Ausführung)
Wer muss informiert werden? (Stakeholder mit Informationsbedarf, ohne Mitwirkung)

Nutzen im Alltag: Transparenz über Zuständigkeiten, Tempo in der Beschlussfassung und Nachvollziehbarkeit für später.

Typische Einsatzfelder sind Projektmanagement, Produktentwicklung, funktionsübergreifende Initiativen und größere Veränderungen in Organisationen.

RACI - wenn operative Klarheit zählt

RACI ordnet pro Aufgabe oder Entscheidung vier Rollen zu: Responsible, Accountable, Consulted, Informed. In einer RACI-Matrix werden diese Rollen den Arbeitspaketen zugewiesen. So erkennt jedes Teammitglied, wer liefert, wer garantiert, wer fachlich beiträgt und wer informiert wird.

Die vier Rollen, kurz und verständlich

✓ Responsible (R) - erledigt die Arbeit und liefert das Ergebnis. Häufig ein Team, manchmal mehrere Beteiligte.
✓ Accountable (A) - eine Person trägt die Gesamtverantwortung für Ergebnis und Qualität. Je nach Governance zeichnet sie das Sign-off ab und hat damit faktisch die finale Freigabe, auch wenn die operative Entscheidung anderswo vorbereitet wird.
✓ Consulted (C) - liefert Expertise, die die Entscheidung verbessert. Austausch auf Augenhöhe, aber ohne finales Stimmrecht.
✓ Informed (I) - wird rechtzeitig und präzise informiert, um Planung und Kommunikation abzustimmen.

Merksatz: Responsible liefert. Accountable garantiert. Consulted beeinflusst. Informed plant mit.

Wann RACI passt

RACI spielt seine Stärke aus, wenn operative Klarheit fehlt und viele Deliverables koordiniert werden müssen. Typische Beispiele sind Website-Relaunch, Kampagnen, Events, Infrastruktur-Migrationen oder größere Content-Projekte. Die Matrix verhindert Doppelarbeit, beschleunigt Abnahmen und macht Verantwortlichkeit sichtbar.

Beispiel: Website-Relaunch

Responsible: Marketing (Inhalte), Design (Layouts), IT (Templates), QA (Tests)
Accountable: Projektleitung mit Verantwortung für Termin, Qualität und Budget
Consulted: Datenschutz, Security, Vertrieb (Preis-/Produktlogik)
Informed: Geschäftsführung (Meilensteine), Support (Go-Live), HR (Karriereseite)

Ergebnis: Klare Ansprechpersonen, weniger Schleifen, keine späten Überraschungen.

So führt ihr RACI ein

R = Responsible A = Accountable C = Consulted I = Informed

Scope schärfen. Worum geht es? Welches Ergebnis gilt als „fertig“?
Arbeitspakete benennen. Für den Start reichen 8-20 Zeilen.
Rollen zuweisen. Pro Zeile mindestens eine Responsible (R), genau eine Accountable (A). Consulted (C) bewusst schlank, Informed (I) früh definieren.
Konflikte sofort klären. Doppelte A, zu viele C, fehlende R sind Signale für Unschärfe.
Kommunikation festlegen. Wer erhält wann welche Information?
Regelmäßig prüfen. Nach Sprints oder Meilensteinen kurz aktualisieren.

Häufige Stolpersteine und was dagegen hilft

Zwei A-Rollen (Accountable): Niemand fühlt sich final zuständig. → Lösung: eine klare A-Person pro Aufgabe.
Zu viele C (Consulted): Diskussionen blähen sich auf. → Leitfrage: Wessen Beitrag verändert die Entscheidung?
R/A-Verwechslung (Responsible/Accountable): Liefernde sollen plötzlich genehmigen. → Grundregel: R liefert, A garantiert.
Papierübung: Die Matrix verstaubt im Wiki. → Sichtbar nutzen und kurz pflegen.

Wo RACI an Grenzen stößt

RACI ist stark für Zuständigkeiten in Projekten. Für strategische, komplexe Entscheidungen mit vielen Stakeholdern braucht es oft mehr Struktur: wer empfiehlt, wer Input liefert, wer zustimmen muss, wer final entscheidet und wer umsetzt. RAPID ordnet genau diese Rollen, ohne starre zeitliche Vorgabe. Bleiben Entscheidungen liegen, obwohl alles definiert ist, fehlt selten A. Meistens fehlt ein Motor. Dann hilft DACI.

DACI - Entscheidungen bekommen einen Motor

Kurzüberblick

Manchmal scheitert eine Entscheidung nicht an fehlenden Informationen, sondern daran, dass niemand den Prozess aktiv vorantreibt. DACI löst genau dieses Problem. Die vier Rollen heißen Driver, Approver, Contributors und Informed. Im Zentrum steht der Driver: Er koordiniert, bündelt den Input, hält die Beteiligten auf Kurs und führt die Entscheidung bis zum klaren Beschluss.

Die Rollen in DACI

✓ Driver steuert den gesamten Ablauf. Er definiert den Rahmen, sammelt Optionen, schließt offene Fragen und terminiert den Entscheidungspunkt. Wichtig: Der Driver entscheidet nicht selbst, sondern führt den Prozess verlässlich zum Beschluss.
✓ Approver gibt das finale Ja oder Nein. Ohne diese Zusage bleibt alles vorläufig.
✓ Contributors bringen substanziellen Fachbeitrag ein (Zahlen, Risiken, Alternativen, Erfahrungswerte).
✓ Informed werden rechtzeitig über das Ergebnis informiert, damit sie planen und kommunizieren können.

Praxisbeispiel: Feature-Priorisierung im SaaS-Team

Driver: Product Ownerin legt Kriterien fest, organisiert kurze Input-Slots mit Engineering und Customer Success und bereitet zwei bis drei belastbare Optionen vor.
Approver: CTO blockt einen festen Termin für die Entscheidung.
Contributors: Engineering liefert Aufwandsschätzungen, CS steuert Nutzersignale bei, Sales ergänzt Marktfeedback.
Informed: Marketing und Support erhalten nach dem Beschluss klare Infos für Launchtexte und Hilfeseiten.

Ergebnis: In zwei Wochen tragfähiger Beschluss statt monatelangem „wir sollten mal“.

So setzt ihr DACI auf

Scope und Kriterien klären. Worum geht es genau und nach welchen Kriterien wird entschieden.
Rollen benennen. Driver und Approver früh festlegen, Contributors bewusst auswählen, Informed definieren.
Optionen vergleichbar machen. Jede Option mit Nutzen, Aufwand, Risiko und offenen Punkten.
Zeitfenster vereinbaren. Fester Termin für die Entscheidung, Puffer für letzte Rückfragen.
Beschluss dokumentieren. Ergebnis und Begründung festhalten, nächste Schritte zuordnen, Informed informieren.

Typische Stolperstellen

Driver ohne Mandat: Ohne Rückendeckung fehlt Wirkung. Der Driver braucht direkten Zugang zum Approver.
Zu viele Contributors: Breite Meinung statt fokussierter Expertise bremst. Auswahl nach Relevanz, nicht nach Hierarchie.
Approver zu spät im Spiel: Das produziert Schleifen. Besser früh benennen und erreichbar machen.

Übergang: Wenn Entscheidungen klar sind, aber niemand sie ins Ziel bringt, hilft DACI. Wenn dagegen viele Stakeholder beteiligt sind und es formale Zustimmung, finale Entscheidung und saubere Umsetzung braucht, ist RAPID das passendere Modell.

RAPID - komplexe Entscheidungen sauber strukturieren

Kurzüberblick

Große, strategische Beschlüsse brauchen einen Prozess, der Empfehlung, gezielten Input, notwendige Zustimmung, finale Entscheidung und Umsetzung eindeutig ordnet. RAPID tut genau das. Die fünf Rollen heißen Recommend, Agree, Perform, Input und Decide. Die Abkürzung ist ein Merkhilfe, sie ist kein strikter Zeitplan, wird in der Praxis aber häufig in dieser typischen Abfolge gespielt.

Die Rollen in RAPID

✓ Recommend erarbeitet eine tragfähige Empfehlung mit Alternativen und Begründung.
✓ Input liefert gezielte Expertise (rechtlich, steuerlich, technisch usw.), die die Empfehlung verbessert.
✓ Agree umfasst Stakeholder, deren formale Zustimmung erforderlich ist.
✓ Decide ist die finale Instanz, die nach Abwägung aller Perspektiven entscheidet.
✓ Perform setzt die Entscheidung anschließend operativ um.

Praxisbeispiel: Markteintritt

Recommend: Strategy-Team entwickelt drei Szenarien mit Business Case.
Input: Legal, Tax und lokale Leads ergänzen Risiken und Regulatorik.
Agree: Finance und Risk geben ihre Zustimmung.
Decide: Vorstand trifft die Entscheidung.
Perform: Expansionsteam plant Verträge, Hiring und Rollout.

Ergebnis: Nachvollziehbare Entscheidung trotz vieler Stakeholder, mit klarer Übergabe in die Umsetzung.

So setzt ihr RAPID auf

Entscheidungsfrage schärfen. Was wird entschieden? Welche Alternativen sind realistisch?
Rollen definieren. Wer empfiehlt, wer liefert Input, wessen Zustimmung ist nötig, wer entscheidet, wer setzt um?
Zeitliche Klammer setzen. Fristen für Input und Agree; fester Termin für Decide.
Dokumentation sichern. Empfehlung, Einwände, Entscheidung und Umsetzungsauftrag kurz festhalten.

Typische Stolperstellen

Komplexität unterschätzt: Ohne Disziplin wirkt RAPID bürokratisch und lohnt sich vor allem bei großen, vernetzten Entscheidungen.
„Decide“ zu spät eingebunden: Produziert späte Überraschungen. Termine früh sichern.
Unklare Agree-Rollen: Zustimmung ist nur dann hilfreich, wenn klar ist, wessen Ja wirklich notwendig ist.

RACI vs. DACI vs. RAPID - der direkte Vergleich

Die folgende Tabelle hilft bei der schnellen Einordnung der drei Entscheidungsmodelle.

Modell	Rollenfokus	Geeignet für	Stärke	Risiko bei Fehlanwendung
RACI	Umsetzung & Verantwortung pro Aufgabe (Responsible/Accountable)	Operative Projekte, viele Deliverables	Klarheit, Transparenz, weniger Doppelarbeit	Zu viele C, mehrere A, „Papierübung“ ohne Nutzung
DACI	Prozessmotor (Driver) + klare finale Freigabe (Approver)	Entscheidungen, die sonst versanden	Tempo, Ownership, schlanker Input	Driver ohne Mandat, zu viele Contributors
RAPID	Empfehlung, Input, Zustimmung, Entscheidung, Umsetzung	Strategische, komplexe Beschlüsse mit vielen Stakeholdern	Inklusion ohne Blockade, klare Nachvollziehbarkeit	Bürokratie-Risiko, wenn Disziplin fehlt; späte „Decide“-Einbindung

Klartext: RACI bringt operative Klarheit, DACI bringt Tempo, RAPID bringt Struktur in Komplexität. Ein „bestes“ Modell gibt es nicht, der Kontext entscheidet.

Alternativen & Varianten

RASCI / RASIC - RACI mit Support-Rolle

RASCI ergänzt RACI um Support (S): Personen, die unterstützen, ohne Hauptverantwortung zu tragen. Das schafft Sichtbarkeit in Projekten mit vielen Zuarbeiten, erhöht aber den Pflegeaufwand der Matrix.

Vroom-Yetton-Jago - Entscheidungsstil statt Rollenmatrix

Dieses Modell ist ein Entscheidungsbaum, der anhand von Kriterien (Qualitätsanspruch, Zeitdruck, Akzeptanzbedarf, Informationslage) ableitet, ob autoritär, konsultativ oder gruppenbasiert entschieden werden sollte. Es ersetzt keine Rollenzuordnung, sondern hilft, den Weg zur Entscheidung zu wählen.

Weitere Varianten

Decision-Rights-Frameworks: formale Entscheidungsrechte in Matrixorganisationen klären.
Konsens- oder Mehrheitsmodelle: v. a. in Non-Profit- oder Community-Kontexten.
RAPID-Abwandlungen: Begriffe vereinfacht, Logik identisch.

Häufige Fehler und wie ihr sie vermeidet

Mehrdeutige Verantwortung: Zwei „final Zuständige“ führen zu Stillstand. Pro Entscheidung eine Accountable-/Approver-Instanz benennen.
Zu breite Beteiligung: Jeder wird Consulted/Contributor. Nur Expertise einbinden, die die Entscheidung erkennbar verändert.
Papierübung ohne Alltag: Matrix liegt im Wiki, niemand nutzt sie. Sichtbar machen, im Stand-up referenzieren, nach Meilensteinen aktualisieren.
Rollenverwechslung: Responsible ≠ Accountable. Merksatz verankern: R liefert, A garantiert.
Fehlende Dokumentation: Gründe verschwinden, Diskussionen wiederholen sich. Kurzer Decision Log hilft (siehe unten).

Praxisbeispiele

Produktteam (DACI)

Ein SaaS-Team priorisiert Features. Die Product Ownerin (Driver) definiert Kriterien und orchestriert kurzen Input. Der CTO (Approver) entscheidet zum festen Termin. Engineering, CS, Sales liefern Beiträge (Contributors). Marketing & Support werden informiert (Informed).

Ergebnis: Zwei Wochen bis zum tragfähigen Beschluss, klare nächste Schritte.

Cross-funktionales Projekt (RACI)

Beim Website-Relaunch sind Marketing, Design, IT und QA Responsible für ihre Pakete; die Projektleitung ist Accountable. Datenschutz und Security sind Consulted, Geschäftsführung und Support Informed.

Ergebnis: Weniger Schleifen, schnellere Abnahmen, klare Ansprechpersonen.

Strategische Weichenstellung (RAPID)

Für einen Markteintritt empfiehlt das Strategy-Team (Recommend), Legal/Tax liefern Input, Finance/Risk stimmen zu (Agree), der Vorstand entscheidet (Decide), das regionale Team setzt um (Perform).

Ergebnis: Nachvollziehbare Entscheidung trotz vieler Stakeholder, saubere Übergabe in die Umsetzung.

Wann welches Modell?

Eine kurze Entscheidungshilfe für den Alltag:

Wenn operative Klarheit fehlt: RACI (Zuständigkeiten je Arbeitspaket sichtbar machen).
Wenn Entscheidungen liegen bleiben: DACI (Treiberrolle führt zum Beschluss).
Wenn viele Stakeholder & hohe Tragweite: RAPID (Empfehlung, Input, Zustimmung, finale Entscheidung, Umsetzung geordnet).

Mini-Check: Geht es um Deliverables → RACI. Fehlt ein Motor → DACI. Gibt es formale Zustimmungen & finale Instanz → RAPID.

Dokumentation: Warum Decision Logs den Unterschied machen

RACI, DACI und RAPID ordnen Rollen, aber nicht das Warum einer Entscheidung. Genau das wird in der Praxis schnell vergessen, besonders wenn sich Teams verändern. Ein schlanker Decision Log schließt die Lücke: Thema, Datum, Beteiligte/Rollen, Entscheidung, Begründung, Alternativen, nächster Schritt. Mehr braucht es nicht.

Der Effekt: Neue Kolleg:innen verstehen die Historie, Diskussionen wiederholen sich seltener, Folgeentscheidungen werden schneller. Tools wie DecTrack helfen, diese Informationen zentral und teamweit auffindbar zu halten.

Fazit

✓ RACI bringt Klarheit in Projekte.
✓ DACI bringt Tempo, wenn Entscheidungen sonst versanden.
✓ RAPID bringt Struktur in komplexe, strategische Beschlüsse.

Ein Modell allein genügt selten. Entscheidend ist die passende Wahl für den Kontext und die konsequente Dokumentation. Wer festhält, was entschieden wurde, warum und durch wen, arbeitet transparenter, onboardet schneller und vermeidet Wiederholungsdebatten. Frameworks geben Struktur. Dokumentation gibt Nachhaltigkeit.

FAQ zu Entscheidungsmodellen

1) RACI oder DACI - was ist der Kernunterschied?

RACI stellt Verantwortung in den Mittelpunkt (eine Accountable-Person trägt den Hut). DACI sorgt mit der Treiberrolle (Driver) dafür, dass der Prozess zum Beschluss kommt. Für Projekte mit vielen Deliverables passt meist RACI; wenn Entscheidungen versanden, greift DACI.

2) Wofür ist RAPID gedacht?

RAPID ordnet Rollen für komplexe, strategische Entscheidungen (Empfehlung, Input, notwendige Zustimmung, finale Entscheidung, Umsetzung). In der Praxis folgt das oft der genannten typischen Abfolge, auch wenn das Akronym selbst keine feste Reihenfolge vorgibt.

3) Darf es bei RACI mehrere „A“ geben?

Nein. Pro Aufgabe/Entscheidung sollte es genau eine Accountable-Person geben. Mehrere „A“ verwässern Verantwortung und verlangsamen Entscheidungen.

4) Wie viele „C“ sind sinnvoll?

So wenige wie möglich - nur die Expertise, die die Entscheidung erkennbar verändert. Zu viele „Consulted“ führen zu langen Runden ohne Ergebnis.

5) Wie dokumentieren wir Entscheidungen schlank?

Mit einem Decision Log: Thema, Datum, Beteiligte/Rollen, Entscheidung, Begründung, Alternativen, nächster Schritt. Es schafft Nachvollziehbarkeit und beschleunigt Folgeentscheidungen.

Quellen & weiterführende Links

Sichtbare Entscheidungen. Klare Verantwortung. Teste DecTrack - die Plattform für sichtbare Entscheidungen, klare Verantwortlichkeiten und dokumentierte Lernprozesse. Jetzt kostenlos ausprobieren